Mats Lindbäcks erfarenhet och bakgrund inom IT tjänster

Med IT Tjänster avses alla tjänster som behövs för att tillhandahålla IT inom främst köparens egna organisation. Om en extern leverantör tillhandahåller dessa IT tjänster levereras de vanligen från leverantören och eller från “molnet” (direkt eller via leverantören). Vissa tjänster levereras dock på plats hos köparen, t ex att lösa problem på plats för skrivare. Området IT Tjänster kallas ibland IT Drift, trots att tjänsterna är mycket mer omfattande än det “smala” namnet antyder.

De IT tjänster som upphandlas kan bland annat inkludera ett helhetsåtagande för:

  • Service desk för frågor, felanmälan och beställningar (kallas också Help Desk) via telefon och eller andra kanaler.
  • Drift av verksamhetsapplikationer, som t ex lönesystem, hemsidor, PA-system, ekonomisystem, fastighetssystem och diariesystem.
  • Infrastruktur för IT, avseende drift och support av denna integrerade infrastruktur (servrar, nätverk, säkerhetslösningar, datalagring, etc)
  • Arbetsplatstjänster för att tillhandahålla persondatorer, laptop, paddor, inklusive drift och support av dessa
  • Säkerhetslösningar för att förhindra intrång mm
  • Kommunikationslösningar internt och vid uppkoppling mot internet, från hemarbetare och mot andra externa aktörer/applikationer, mm
  • Nätverkslösningar internt i köparens organisation
  • Lösningar för utskrift, skanning och kopiering
  • Datalagring och säkerhetskopiering

Köpsidan i Sverige har nästan undantagslöst underlägsen kompetens och erfarenhet att på egen hand erbjuda säkra och bra tjänster till optimala priser till sig själva eller internt mellan organisationer inom offentlig sektor. Det finns otaliga exempel på misslyckanden inom den statliga sektorn, som tyvärr upprepas gång på gång med ca 10-20 års mellanrum.

Bland erfarna xperter inom området finnsn en samsyn på är det bättre att upphandla externa leverantörer som har lång bättre förutsättningar att lyckas jämfört med köpsidan. Exempelvis anser Akademin i likhet med erfaren exptertis att leverantörsledet har följande fördelar:

  • Mångårig erfarenhet och kompetens av såväl egna tjänster som molntjänster, inklusive att integrera dessa.
  • Mångårig erfarenhet och kompetens av de bästa lösningarna på marknaden, exempelvis för att bemöta hot inom säkerhetsområdet
  • Flexibla lösningar/tjänster som kan bytas över tid, istället för att cementera en lösning
  • Möjlighet att erbjuda samt att behålla och rekrytera professionell personal

Dessa tjänster upphandlas vanligen från en leverantör som tar ett helhetsansvar för tjänsterna. Upphandlingen är vanligen funktionsupphandlingar där leverantörernas expertis och kunskap nyttjas för att i konkurrens välja den bästa lösningen, där förhandlingar är en sjävklar del. Två-stegsupphandling används för att sortera bort leverantörer med bristade kompetens och erfarenhet på ett tidigt stadium.

Merparten av de upphandlingar som Mats genomfört avseende dessa IT tjänster är genomförda som rena funktionsupphandlingar, i 2 steg, med förhandlingar, med funktionskrav & funktionsansvar, med Kammarkollegiets avtalsvillkor, med noll procent upphandlingar fällda i domstol.

Mats har genomfört ca 130 uppdrag under 22 år som upphandlingskonsult, varav de flesta (110) avser upphandling enligt LOU, på uppdrag av organisationer inom offentlig sektor

Inom området IT tjänster har Mats genomfört ca 40 uppdrag, fördelat enligt:

  • Upphandling (25) av IT tjänster

  • Granskning av pågående IT tjänster (6)

  • Förstudier i samband med beslut om utkontraktering (10) mha IT tjänster

Metodhandboken

Köp gärna Metodhandboken (ISBN 978-91-7345-300-4) som Mats skrivit, den innehåller 550 sidor praktiska råd med exempel inom strategi, kravställning och utvärdering. Boken är aktuell med tabke på regelverket inom offentlig upphandling, och innehåller många exempel som hämtats från såväl varu- som tjänsteupphandlingar. Du kan läsa mer om boken och beställa den här.

Under 2009-2016 har Mats varit “motorn” för Kammarkollegiets samtliga upphandlingar (7 fristående områden) av IT tjänster (Drift) 2009/2010 och 2015/2016, under Per-Erik Andersson och Hans Sundströms ledning. Detta har gett Mats unik insyn inom såväl marknaden som dessa IT tjänster. Mats har jobbat med allt från “ax-till-limpa” i den lilla centrala arbetsgruppen. Exempelvis har gruppen kartlagt behovet och vad som går att köpa, gjort upphandlingsstrategier, skapat upphandlingsdokumenten, jobbat med allmänna villkoren och genomfört upphandlingarna. Mats har skrivit merparten av såväl förfrågningsunderlaget som ansökansunderlagen för de 7 ramavtalen som Kammarkollegiet upphandlat. Mats har även varit aktiv avseende utveckling av de nya allmänna villkoren för IT (tjänster) Drift 2016.

Mats vann upphandlingarna för dessa uppdrag på Kammarkollegiet, som hade tuffa krav på upphandlingskompetens inom LOU, expertkompetens inom IT tjänster (inklusive drifttjänster) och krav på erfarenhet av att genomföra utkontraktering av IT tjänster.

Mats har under denna period spelat en aktiv roll i referens- och styrgrupper, vid möten med myndigheter och leverantörer för att kartlägga behoven för att identifiera nyheter/trender inom området IT-drift, men även för att ge synpunkter till Kammarkollegiet förvaltning avseende genomförandet av avrop baserat på frågor från myndigheter.

Mats är expert på hantverket inom upphandling. Se nedan för en lista på olika uppdrag Mats utfört inom området IT tjänster inom både offentlig sektor och med näringslivet som kund. Mats har koll på allt från ax till limpa för att upphandla IT tjänster på egen hand eller för att avropa mot ramavtal, exempelvis:

  • hur en upphandling bör genomföras, vilken tid det tar och vilka resurser som behövs

  • hur man utformar ett upphandlingsunderlag för IT tjänster, särskilt med tanke på förhandlingar

  • vad som är tillåtet och inte enligt Kammarkollegiets ramavtal och allmänna villkor

  • hur Kammarkollegiets allmänna villkor inklusive leveransavtalet är tänkta att användas, exempelvis när molntjänster kombineras med traditionella tjänster

  • vilka misstag andra myndigheter har gjort vid avrop mot det gamla ramavtalet för IT tjänster (drift)

  • vad leverantörerna klarar av och vad man bör undvika att kravställa

  • vilka utvärderingsmodeller som är lämpliga att använda vid IT tjänster och hur dessa tillämpas vid förhandlingar

  • kunskap om leverantörernas tjänster, datahallar, transitionsmetoder och samverkansmodeller

  • kunskap om leverantörernas olika prismodeller och vilka krav som är prisdrivande

  • vilka samverkansmodeller och servicenivåer som kan vara lämpliga att välja, utgående från köparens behov och mål

  • kunskap om vites- och incitamentsmodeller inklusive Kammarkollegiets gamla modell (som Mats skrev), samt kunskap om hur de fungerar i ett leveransavtal

  • vilka förberedelser som är nödvändiga för att få hög konkurrens, särskilt för små affärer

Referens Sigtunahem

Mats Lindbäck har “från ax till limpa” genomfört upphandlingen för utkontraktering av IT tjänster, under perioden okt 2014 till maj 2015. Denna utkontraktering genomfördes med förhandlat förfarande enligt LOU. Vald leverantör fick ett helhetsåtagande för applikationsdrift, service desk, servrar inklusive datahall, datalagring och säkerhetskopiering, molntjänster (Office365, Sharepoint mm), persondatorer med life-cyclehantering på hyra, nätverks- och kommunikationslösning, hantering av skrivare mm.

Kontaktperson Sigtunahem: Fredrik Annerskog, Beställaransvarig (IT-chef innan utkontrakteringen)

  • fredrik.annerskog@sigtunahem.se
  • 08-591 796 00

Jag använde Mats eftersom han har ett mycket stort kunnande, bred kompetens samt en stor erfarenhet inom branschen. Mats var den perfekta hjälpen för företaget med sin omfattande kompetens och helhetssyn. Det var första gången som vi gjorde den här typen av upphandling då vi tidigare hade IT-drift och support i egen regi. Företaget var mycket nöjda med genomförandeprojektet och fick ett stabilt och heltäckande avtal med leverantören. 

Fredrik Annerskog, Sigtunahem

Referens Sollentunahem

Mats Lindbäck har “från ax till limpa” genomfört upphandlingen för utkontraktering av den interna IT tjänster, under perioden 2012-2013. Detta upphandlades enligt LOU med förhandlad upphandling som ett helhetsåtagande för applikationsdrift, service desk, servrar, datahall, datalagring och säkerhetskopiering, molntjänster (Office365, Sharepoint mm), persondatorer med Windows och life-cyclehantering på hyra, kommunikationstjänster, hantering av skrivare mm.

Kontaktperson Sollentunahem: Per Bramsjö, Beställaransvarig

  • per.bramsjo@sollentunahem.se
  • 08-626 08 00

Sollentunahem har haft förmånen att samarbeta med Mats Lindbäck i flera IT-driftupphandlingar. Mats kompetens och erfarenhet inom både offentlig upphandling och IT är en stor fördel för oss som kund. Mats har ett processtänkande som vi uppskattar och hans väl genomarbetade upphandlings- och avtalsmallar förenklar framtagandet av upphandlingsdokument. Därigenom undviks oklarheter i tolkningen vilket underlättar både för leverantörerna och oss. Tillsammans med Mats genomförde vi 2012 en IT-driftupphandling med mycket gott resultat. Avtalet innehöll bl.a. satsningar på ny klientplattform, moderna molntjänster och distansarbete. Allt till ca 30 procent lägre kostnad. Mats hjälper oss nu med framtagandet av underlag för kommande upphandling. Arbetet har underlättats ytterligare tack vare Mats nya metoder och mallar från Utkontraktera. Avtalet kommer att innebära en kostnadseffektiv och säker IT-drift med satsningar på automatisering och digitalisering.

Per Bramsjö, Sollentunahem

Referens Kammarkollegiet

Mats Lindbäck har varit arkitekt och “motor” för strategier, förfrågningsunderlag, utvärderingar mm inom följande upphandlingar:

  • 2009/2010: Kammarkollegiets upphandling IT-drift Helhet
  • 2009/2010: Kammarkollegiets upphandling IT-drift Användarnära Funktioner
  • 2009/2010: Kammarkollegiets upphandling IT-drift Hosting
  • 2009/2010: Kammarkollegiets upphandling IT-drift På-plats
  • 2015/2016: Kammarkollegiets upphandlingsområde IT-drift Mindre
  • 2015/2016: Kammarkollegiets upphandlingsområde IT-drift Mellan
  • 2015/2016: Kammarkollegiets upphandlingsområde IT-drift Större

Arbete har inkluderat mängder av kontakter med myndigheter (köpare) och leverantörer för att kartlägga behovet och marknaden, samt inkluderat arbete med de allmänna villkoren och Leveransavtalets upplägg.

Referens kontakt: Per-Erik Andersson, Förvaltnings- och upphandlingsansvarig IT-drift.

  • per-erik.andersson@kammarkollegiet.se
  • 08-700 07 54

Uppdrag avseende IT-drift:

  • 2020. Kungälvsbostäder. Mats har genomfört upphandlingen från ax till limpa. Upphandling av bland annat följande IT tjänster: Service desk, Utskrift och Skanning, Säkerhet, Applikationsdrift, Närverk, Kommunikation, Applikationer för persondatorer, Persondatorer inkl tillbehör.

  • 2019-2020. Centerpartiet. Upphandling av bland annat följande IT tjänster: Service desk, Utskrift och Skanning, Säkerhet, Applikationsdrift, Närverk, Kommunikation, Applikationer för persondatorer, Persondatorer inkl tillbehör. Är genomförd som en funktionsupphandling.

  • 2019. Ekonomikreditnämndens upphandling av IT Drift. Mats har varit rådgivare under det skede då upphandlingsdokumenten skapades.

  • 2019-2020. KK-stiftelsens upphandling av IT Drift. Mats har genomfört upphandlingen från ax till limpa. pphandling av bland annat följande IT tjänster: Service desk, Utskrift och Skanning, Säkerhet, Applikationsdrift, Närverk, Kommunikation, Applikationer för persondatorer, Persondatorer inkl tillbehör. Den genomfördes i 2 steg som förhandlad förfarande med föregående annonsering. 11 leverantörer deltog, 1 vinnare är usedd i januari 2010. Är genomförd som en funktionsupphandling.

  • 2018. Energimarknadsinspektionens upphandling (avrop) IT Tjänster. Mats har varit rådgivare för alla steg upphandlingen som genomfördes av en projektgrupp hos myndigheten. Myndigheten vill lära sig att genomföra detta men behövde samtidigt en guide och rådgivare som har hjälpt till ån ax till limpa i upphandlingen, med bland annat Workshops för funktionsupphandling. ta fram upphandlingsdokument, utvärderingsmodeller, förhandlingsstrategier, mm.

  • 2018. Kungälvsfastigheter. Förstudie inför eventuell utkontraktering med IT tjänster.

  • 2016. Kammarkollegiets upphandlingar av ramavtal för IT tjänster (drift) inom områdena Mindre, Mellan och Större.Prövning och utvärdering av anbud och ansökan inom områden Mindre, Mellan och Större. Avtalsarbete Allmänna villkor mm. Skapat förfrågningsunderlag, kravställning, utvärderingsmodeller inför anbudsutvärdering, samt prövning och utvärdering inom anbudsområdena Mellan och Mindre. Många delar är genomförda som en funktionsupphandling.

  • 2014-2015: Upphandling av outsourcad IT Drift för Sigtunahem. Helhetsåtagande för upphandlingens genomförande inkl metodik selektering och tilldelning, inkl strategi, kravställning, utvärdering, totalkostnadskalkyl, avtal, förhandling, avtalsförhandling och utvärderingsrapport.

  • 2012-2013: Upphandling av outsourcad IT Drift för Sollentunahem. Helhetsåtagande för upphandlingens genomförande inkl metodik selektering och tilldelning, inkl strategi, kravställning, utvärdering, totalkostnadskalkyl, avtal, förhandling, avtalsförhandling och utvärderingsrapport.

  • 2015-2016: Strategi och förstudie IT Drift, inför Kammarkollegiets upphandling av amavtal för IT Drift 2016. I uppdraget ingick kontakter med leverantörer och myndigheter, indelning upphandlingen mm.

  • 2012: Skatteverket/Kronofogdemyndighetens utkontraktering av Service Desk mm som avrop på Kammarkollegiets ramavtal. Ca 14 000 användare. Mats roll: Utformning av kravspecifikation och ledning av av den fackmässiga inriktningen, i samarbete med Projektledare och Skattverkets inköpsenhet.

  • 2007/2008: Skatteverket/Kronofogdens utkontraktering av Service Desk, på-plats personal mm. Ca 14 000 användare. Förhandlad upphandling. Rådgivare vid föreberdeleser, genomförandet och vid förhandlingar.

  • 2007: Migrationsverket. Förstudie inför eventuell upphandling av IT-Drift. Alternativen egen drift eller utkontrakterad drift analyserades.

  • 2003 Statistiska Centralbyråns utkontraktering av IT-drift som ett helhetsåtagande inklusive applikationsdrift, service desk, datalagring och säkerhetkopiering, hantering av persondatorer, kommunikationstjänster mm.

  • 2003 Integrationsverket. Rådgivning kravspec inför outsourcing IT-drift.

  • 2003 Migrationsverket. Outsourcing IT-drift. Ett helhetsåtagande för applikationsdrift, service desk, datalagring och säkerhetskopiering, kommunikationstjänster mm. Detta var ett omtag av det rättsligt sett berömda rättsfallet.

  • 2002 Uppsala Kommun. Förstudie IT-drift inför eventuell utkontraktering.

  • 2001 Skatteverkets utkontraktering inom IT-drift, avseende Service Desk , på-plats personal mm, inklusive personalövergång. Förhandlat upphandlingsförfarande. ML:s roll: Rådgivare och arkitekt för upphandlingen..

  • 2001 Ericsson Kista. Review av IT-drift från Ericsson Business Services.

  • 2000 Ericsson Nacka. Review IT-Drift.

  • 2000 Skatteverket. Förstudie inför eventuell utkontraktering.