Fullständig innehållsförteckning

Förord 9
Om boken 10

Strategiarbete                                           19
1.1 Introduktion                                                               21
1.2 Strategins utgångspunkt – goda affärer                                   24
1.3 Förankring på marknaden                                       26
1.4 Indelning av det som ska upphandlas                       30

1.4.1 Allmänt                                                             30
1.4.2 Indelning med anbudsområden eller upphandlingar                                 31
1.4.3 Att matcha indelning mot vad leverantörerna kan leverera       33
1.4.4 Allmänna fördelar och nackdelar med att välja en breddleverantör             33

1.5 Välj tvåstegsförfaranden                                         36
1.6 Välj förhandlingar                                                    44
1.7 Välj ramavtal för bestående konkurrens                                 46
1.8 Kritiska krav                                                             50
1.9 Exitstrategi, riskanalys och reservplaner                                53

1.9.1 Allmänt                                                             53
1.9.2 Exit som utvärderingskriterium                                             53
1.9.3 Riskanalys                                                       54
1.9.4 Exitstrategins löptid och reservplaner                                    56

Kravarbete                                                                  59
2.1 Introduktion                                                               61
2.2 Behov och egenskaper                                              62
2.3 Kravbegreppet                                                          65
2.4 Kategorier av krav                                                   67
2.5 Märkning av obligatoriska krav                                                70

2.5.1 Allmänt                                                             70
2.5.2 Inbäddade märkord                                            70
2.5.3 Märkning i tabell                                               71
2.5.4 Märkning i tabell med hänvisning till kravtext                      72
2.5.5 Märkning i rubriker                                            72
2.5.6 Märkning med upphandlingsverktyg                                    73
2.5.7 Märkning av avtalsvillkor                                                    73

2.6 Att strukturera krav 75

2.6.1 Allmänt                                                             75
2.6.2 Metod för stegvis kravstrukturering                   75
2.6.3 Regler vid strukturering av krav                                           83
2.6.4 Platt eller hierarkisk kravstruktur för områden/krav                                   85
2.6.5 Fördelar med hierarkiska kravstrukturer                                 86
2.6.6 Integrerad eller separerad skrivning                     86

2.7 Bevis och trovärdighet 88

2.7.1 Bevis och bevisbegäran                                     88
2.7.2 Avancerat: Bevisnivåer och trovärdighetsnivåer                     89
2.7.3 Avancerat: Trovärdighet – tre generella nivåer                        90
2.7.4 Avancerat: Exempel på trovärdighetsnivåer för olika branscher                 91
2.7.5 Avancerat: Bevis på flera nivåer                                            93

2.8 Inboxning av krav 97
2.9 Svarsformulär 100

2.9.1 Allmänt                                                             100
2.9.2 Uppbyggnad av ett svarsformulär                                         100
2.9.3 Avancerat: Priser i svarsformulär                                            101
2.9.4 Tydlig koppling mellan krav och svar                                  103
2.9.5 När ett ja eller nej är tillräckligt                                              103
2.9.6 När ett svar inte behövs                                     103
2.9.7 Förklara hur svarsformuläret fungerar                                     104

2.10 Funktionskrav och innovationer 106

2.10.1 Introduktion                                                    106
2.10.2 Vad funktion är                                               106
2.10.3 Vitsen med att köpa funktion                                             109
2.10.4 Funktionskrav med uppföljning och sanktioner                                    109
2.10.5 Tjänstefokuserade funktionskrav – exempel                        112
2.10.6 Varufokuserade funktionskrav – exempel                            119

2.11 Kravens placering i underlaget 124

2.11.1 Anvisningar                                                    124
2.11.2 Kvalificering                                                    125
2.11.3 Kravspecifikation                                             125
2.11.4 Avtalsvillkor                                                   125

Kriteriearbete                                              127
3.1 Introduktion                                                               129
3.2 Kriteriebegreppet                                                    130

3.2.1 Allmänt                                                             130
3.2.2 Bevistvingande kriterier                                     132
3.2.3 Urvalskriterier och utvärderingskriterier                                 133
3.2.4 Ekonomiska och icke-ekonomiska kriterier                            133

3.3 Märkning av kriterier 136

3.3.1 Allmänt                                                             136
3.3.2 Inbäddade märkord                                            136
3.3.3 Märkning i tabell                                               137
3.3.4 Märkning i tabell med hänvisning till kravtext                      137
3.3.5 Märkning i rubriker                                            138
3.3.6 Märkning med upphandlingsverktyg                                    138
3.3.7 Märkning med ”ska” (beviskrav) kopplat till ett kriterium       138

3.4 Utvärdering och värderingsgrund 140

3.4.1 Introduktion                                                      140
3.4.2 Begreppen                                                         140
3.4.3 Behovsbaserad utvärdering                                                  142
3.4.4 Avancerat: Myten om att ”mer är bättre, mindre är sämre, olika ska bedömas olika”                                            143
3.4.5 Avancerat: Fyra skäl att undvika hög detaljeringsgrad för en värderingsgrund                                                         144
3.4.6 Objektifiering av utvärderingsprocessen                                148
3.4.7 Avancerat: Relativ eller absolut utvärdering                           150

3.4.7.1 Allmänt                                                      150
3.4.7.2 Vad relativ utvärdering är                                              151
3.4.7.3 Vad absolut utvärdering är                                            155
3.4.7.4 Problem vid relativ utvärdering                   156
3.4.7.5 Problem vid absolut utvärdering                                   159
3.4.7.6 Fördelar/nackdelar med absolut och relativ utvärdering   161

3.5 Nivåbaserad värderingsgrund                                                   162
3.5.1 Allmänt                                                             162
3.5.2 Typfall av värderingsgrund                                                  164
3.5.3 Hierarkiska beskrivningar av värderingsgrund                       170
3.5.4 Tre metoder för nivåbeskrivningar av värderingsgrund                             172
3.5.5 Skrivning för att visa antal nivåer                                         178
3.5.6 Värdesättning av nivåer med lika eller olika differens mellan nivåerna       180
3.5.7 Bästa värdet och sämsta värdet                                              181
3.5.8 Basnivåer i värderingsgrunden                                             182
3.5.9 Utelämnat bevis                                                 183
3.5.10 Skilj på värdering och resultatredovisning                          184
3.5.11 Premiera inte överprestation                                                184
3.5.12 Metoder med avdrag, påslag eller både och                          185
3.5.13 Beroende och oberoende egenskaper                                  187
3.5.14 Börja med få nivåer och öka vid behov                               190
3.5.15 Ska allt inom en nivå uppfyllas eller gäller den nivå som är närmast?      191
3.5.16 Återanvändning av värderingsgrunder                                193
3.5.17 Nivåbaserad värderingsgrund för pris                                  194
3.6 Kontinuerlig värderingsgrund                                                   196
3.6.1 Allmänt                                                             196
3.6.2 Avancerat: Kontinuerliga samband – ickelinjärt eller linjärt     198
3.6.2.1 Ickelinjärt samband (fall A)                                            199
3.6.2.2 Linjärt samband (fall B) med golv och tak                      200
3.6.2.3 Linjärt samband (fall B) utan golv och tak                     201
3.6.3 Kurvor med relativ värdering                                                203
3.7 Viktsättning                                                               204
3.7.1 Introduktion                                                      204
3.7.2 Vad viktsättning är                                            205
3.7.3 Global eller lokal viktsättning                                              214
3.7.4 Platt eller hierarkisk viktsättning                                           215
3.7.5 Metoder för viktning med procent eller faktorer                      215
3.7.5.1 Procentfördelningsmetoden                                           215
3.7.5.2 Faktormetoden                                           218
3.7.6 Monetär viktsättning                                          221
3.7.7 Metoder för intervallviktning                                                224
3.7.7.1. Intervallvikt med faktorer                                             224
3.7.7.2. Intervallvikt med procent                                             226
3.7.7.3 Avancerat: Intervallets användning och dess beräkning 227
3.7.7.4 Intervall och basvärden                                                 228
3.7.8 Regelverkets tre alternativa principer för att vikta kriterier       228
3.7.8.1 Exakt vikt                                                  228
3.7.8.2 Intervallviktning                                        229
3.7.8.3 Vikt i fallande prioritetsordning                                    229
3.7.9 Avancerat: Normering för att bli av med dold vikt                                    231
3.7.10 Viktsättning av varukorgar vid utvärdering av sortiment      234
3.7.11 Avancerat: Viktsättning av ”bästa alternativ”                       236
3.7.12 Avancerat: Viktsättning av ”bästa produktområde”                                237
3.7.13 Avancerat: Skilj på regelverksvikt och genomslagsvikt                          238
3.8 Totalkostnad och livscykelkostnad                           241
3.8.1 Allmänt                                                             241
3.8.2 Metod för att skapa en totalkostnadskalkyl                           245
3.9 Avancerat: Simuleringar                                         248
3.9.1 Allmänt om köparens simuleringar                      248
3.9.2 Simuleringar typfall A–C                                                      249
3.9.2.1 Typfall A: Enkla varor eller tjänster med känd prisbild och
förutsebar kravuppfyllelse                                       250
3.9.2.2 Typfall B: Tjänster vars prisnivå är svår att förutse                            253

3.9.2.3 Typfall C: Tjänster vars prisnivå är möjlig att förutse 255

3.9.3 Likaresultatlinjer 258

3.10 Mätningar och matematik 263

3.10.1 Allmänt 263

3.10.2 Mätning och skaltyper 264

3.10.3 Mätningars kvalitet 267

3.10.3.1 Noggrannhet 267

3.10.3.2 Precision 268

3.10.4 Fel vid mätningar och beräkningar 268

3.10.5 Grundskolans nivå på matematik 270

3.10.6 Linjärt, ickelinjärt, direkt proportionellt och omvänt proportionellt 270

3.10.6.1 Linjärt samband 270

3.10.6.2 Avancerat: Ickelinjärt samband 272

3.11 Selektering 276

3.12 Allmänt om utvärderingsmodeller 283

3.12.1 Introduktion 283

3.12.2 Utvärderingsmodeller – definition och ingående delar 284

3.12.3 Klassificering av utvärderingsmodeller 287

3.12.3.1 Översikt 287

3.12.3.2 Familjer 289

3.12.3.3 Beteckning 289

3.12.3.4 Kategorisering av modeller 290

3.12.3.5 Klassning 290

3.12.4 Utvärderingsmodellernas egenskaper 291

3.12.4.1 Allmänt 291

3.12.4.2 Enkelhet 292

3.12.4.3 Kostnad 292

3.12.4.4 Viktbarhet 293

3.12.4.5 Linjäritet 294

3.12.4.6 Simulerbarhet 294

3.13 Bästa anbud enligt regelverket 297

Prövning och utvärdering 299

4.1 Introduktion 301

4.2 Prövning och utvärdering vid enstegs- och tvåstegsförfaranden 302

4.3 Justeringar vid frågor och svar 303

4.4 Effektiv prövning och utvärdering 309

4.5 Rationella utvärderingar 318

4.6 Tolerans vid prövning och utvärdering 322

4.7 Förhandlingar 326

4.7.1 Allmänt 326

4.7.2 Myten om att förhandling endast får omfatta anbuden 326

4.7.3 Optimering av värdet för pengarna 327

4.7.4 Att utforma underlag som medger förhandlingar 327

4.7.4.1 Alternativa lösningar 328

4.7.4.2 Att inte låsa förhandlingar med obligatoriska krav 328

4.7.4.3 Att peka ut vilka kriterier man avser att förhandla om 329

4.7.4.4 Att beskriva förhandlingsprocessen 329

4.7.5 Att fråga om vad som är prisdrivande 330

4.7.6 Att skriva kriteriernas värderingsgrund på lämplig nivå 330

4.7.7 Att använda intervallviktning 330

4.7.8 Att ”hjälpa” leverantören till bästa anbud 331

4.7.9 Förhandlingar som nödventil och för att klara ut problem 331

4.7.10 Myten att bättre uppfyllelse för ett kriterium alltid kostar 332

4.7.11 Likabehandling 333

4.7.12 Sekretess 333

4.7.13 Att använda förhandlingsstrategier 334

4.7.14 Att endast förhandla om pris 335

4.7.15 Att förhandla om olika delar och jämförbarhet 336

4.7.16 Strategier vid val av antal leverantörer att förhandla med 337

4.7.17 Förhandlingsmetoden successiv reducering 339

4.7.18 Förhandlingsmetoden ”preferred vendor” 341

4.8 Riskanalyser 342

4.9 Upphandlingsrapporten och de-briefing 344

4.10 Proof of concept och due diligence 347

Beskrivning av utvärderingsmodeller 349

A Poängsummamodeller 351

A1 Poängsumma – rekommenderad 351

Beskrivning 351

Sammanfattning 355

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 355

Varianter 357

Avancerat: Fördjupad analys av modellen 357

A2 Betygviktsumma – rekommenderad 364

Beskrivning 364

Sammanfattning 368

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 369

Varianter 371

Avancerat: Fördjupad analys av modellen 372

A3 Normerad poängviktsumma – rekommenderad 378

Beskrivning 378

Sammanfattning 383

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 384

Varianter 386

Fördjupad analys av modellen 386

A4 Poängviktsumma – ej rekommenderad 387

Beskrivning 387

Sammanfattning 388

A5 Rangsumma – ej rekommenderad 388

Beskrivning 388

Sammanfattning 391

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 391

Variant: A5-1 Rangsumma omvänd – rekommenderas ej 392

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 393

Variant: A5-2 Rangsumma fixt referensobjekt – rekommenderas ej 394

Variant: A5-3 Rangviktsumma – rekommenderas ej 395

B Monetära justeringsmodeller 396

B1 Monetärt avdrag – rekommenderad 396

Beskrivning 396

Sammanfattning 400

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 401

Avancerat: Fördjupad analys av modellen 402

Variant: B1-1 Monetärt viktat avdrag – rekommenderad 409

Beskrivning 409

Sammanfattning 414

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 414

Variant: B1-2 Monetärt avdrag med poäng – rekommenderad 416

Variant: B1-3 Monetärt avdrag med fast påslag – rekommenderad 419

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 421

B2 Monetärt påslag – rekommenderad 422

Beskrivning 422

Sammanfattning 427

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 428

Avancerat: Fördjupad analys av modellen 429

Variant: B2-1 Monetärt viktat påslag – rekommenderad 436

Beskrivning 436

Sammanfattning 440

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 441

Variant: B2-2 Monetärt påslag med poäng – rekommenderad 443

B3 Monetär medianprisrelativ justering – rekommenderad 446

Beskrivning 446

Sammanfattning 449

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 450

B4 Monetär egenprisrelativ justering – ej rekommenderad 453

Beskrivning 453

Sammanfattning 456

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 457

C Kvotmodeller 458

C1 Värde för pengarna – rekommenderad 458

Beskrivning 458

Sammanfattning 461

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 462

Avancerat: Fördjupad analys av modellen 464

Variant: C1-1 Konsultindex – rekommenderad 472

Variant: C1-2 Värde för pengarna med vikt – rekommenderad 475

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 476

C2 Pris prestanda – rekommenderad 477

Beskrivning 477

Sammanfattning 481

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 481

Avancerat: Fördjupad analys av modellen 483

D Enkriteriemodeller 492

Allmänt 492

D1 Pris – rekommenderad 494

D2 Kvalitet – rekommenderad 496

D3 Kvalitet med fast pris – rekommenderad 496

E Flerstegsmodeller 498

Allmänt 498

E1 Flersteg med fördjupade bevis 498

E2 Flersteg med kriterieurval 499

E3 Flersteg med frysning 500

F Särskilda modeller 502

F1 Genomslagsnormalisering – ej rekommenderad 502

Beskrivning 502

Sammanfattning 505

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel 506

F2 Standardisering – ej rekommenderad 507

Beskrivning 507

Sammanfattning 511

F3 Pyramidmodellen – ej rekommenderad 512

Beskrivning 512

F4 Vattenfallsmodellen – rekommenderad 513

G Särskiljningsmodeller 520

Allmänt 520

G1 Viktigaste först – rekommenderad 521

G2 Stegvis reducering – rekommenderad 523

G3 Stegvis utökning – rekommenderad 524

G4 Pris 525

Ordförklaringar 526

Fullständig innehållsförteckning 545

Sakordsregister 553

1.9 Exitstrategi, riskanalys och reservplaner

1.9.1 Allmänt

En exitstrategi innebär att upphandlaren förbereder sig på

avtalets upphörande
problem under avtalsperioden
det som kan gå fel vid upphandlingen.

Det kanske ligger i människans natur att ”stoppa huvudet i sanden” för avlägsna frågor, till exempel avseende vad som händer e er att avtalstiden går ut. Ett vanligt svar på frågan om exitstrategi, som jag har hört mer än en gång, är att ”jag jobbar inte ens då”. Uppenbarligen ser upphandlaren proble- met som så avlägset att det verkar irrelevant i nuläget. Att satsa på exitfrågan är dock o a en bra investering för köparens organisation.

1.9.2 Exit som utvärderingskriterium

Det intressanta är att leverantörens representanter, enligt min erfarenhet, ofta kan vara givmilda i exitfrågor eftersom de fokuserar på att vinna den aktuella a ären snarare än att tänka på en avlägsen framtid. Det är vanligt att en säljares bonus fokuserar på att ”ta nya affärer”, inte på vad som händer om till exempel fyra år. Det är därför en god idé att använda ”exit” som ett utvärde- ringskriterium, särskilt vid längre tjänsteavtal. Att ställa alltför hårda obligatoriska krav i exitfrågor kan vara riskfyllt för upphandlare som inte förstår en bransch och marknadens aktörer. Av denna anledning rekommenderas att exitfrågor används som utvärderingskriterium och inte som obligatoriskt krav.

Exempel:
Att utvärdera exit vid upphandling innebär att leverantören ombeds beskriva hur denne avser att hjälpa nästa leverantör att komma igång, oavsett orsaken till att uppdraget avslutas. Inom exempelvis IT-dri kan denna hjälp innebära att leverantören anstränger sig för att inte avveckla nyckelpersonal eller att leverantören lovar att i stor utsträckning backa upp en ny leverantör. Leverantörens lö en förs över till avtalet och blir bindande. Vid nästa upphandling blir dessa lö en mycket värdefulla. Vid en förhandling är förutsättningarna för att leverantörer lovar stort i denna fråga större, särskilt om de har en segervittring.

1.9.3 Riskanalys

Att arbeta med riskanalyser är mycket viktigt vid upphandling. Då analyserar köparen frågan om vad som kan gå fel. En fördel med riskanalysen är att den ger en medvetenhet om en upphandlings risker, där många av riskerna går att eliminera eller reducera innan upphandlingens underlag delges leverantörerna. Köparen kan också välja att ta medvetna risker, ofta för att vinna i exibilitet med tanke på goda affärer. Förhoppningsvis kan riskanalysen sekretessbeläggas, eftersom en riskanalys kan vålla stor skada för köparen om den blir känd för leverantörerna vid ett tilldelningsbeslut.
Följande två frågor bör besvaras för varje identi erad risk:

Hur stor är risken att händelsen inträffar?
Vad blir konsekvenserna om händelsen inträffar?

En vanlig modell för att kartlägga risker med konsekvenser är i en kvadrant, som figur 1:12 illustrerar. Det allvarligaste fallet är då sannolikheten är stor att händelsen inträ ar i kombination med att konsekvenserna av händelsen blir allvarliga, det vill säga då händelserna ligger i den kritiska delen av kvadranten uppe till höger. Det är smartast att avgränsa riskanalysen till denna del av kvadranten om resurserna är begränsade.

Figur 1:12 Riskanalys – kvadrant

Tabell 1:2 visar exempel på hur risker identi erats med förslag på åtgärder per identifierad risk.

Tabell 1:2 Exempel på risker, risknivåer, konsekvenser och åtgärder.

1.9.4 Exitstrategins löptid och reservplaner

Riskanalys bör ske aktivt under hela upphandlingen och omvärderas vid ett par tillfällen. Min erfarenhet är att det är mycket vanligt att upphandlare aldrig genomför riskanalyser. Det förekommer också att riskanalys utförs bara en gång under upphandlingsprocessen. Givetvis tillkommer nya risker efter hand, vilket medför att strategin kan behöva förändras under en upphandling. Exitstrategin kan inkludera reservplaner. En reservplan kan behöva realiseras om exempelvis någon av följande händelser inträffar:

upphandlingen misslyckas
upphandlingen dröjer på grund av överprövning
köparen avbryter avtalet under avtalsperioden.

Tidsperspektivet för en reservplan bör omfatta såväl upphandlingen som avtalsperioden, vilket figur 1:13 illustrerar. En exitstrategi kan precisera planen om någon av ovan angivna händelser inträ ar. En reservplan kan exempelvis innebära att en köpare förlänger be ntliga avtal eller att avrop sker på timbasis mot andra statliga ramavtal, för det fall att den planerade upphandlingen misslyckas.

Figur 1:13 Tidslinje exitstrategi.

En reservplan kan också vara lämplig att utarbeta om leverantörens prestanda inte motsvarar kraven under avtalsperioden, förutsatt att köparen kan häva avtalet i detta fall.

Exitstrategi summering:

En exitstrategi innebär att upphandlaren förbereder sig på framtida frågor på många års sikt.
Frågan om exit är en god investering för framtiden trots att upphandlaren i nuläget ofta upplever frågan som skrämmande och avlägsen.
Det är en god idé att använda exit som ett utvärderingskriterium.
Intressant är att leverantörens representanter ofta kan vara givmilda i exitfrågor då de fokuserar på att vinna aktuell affär snarare än att tänka på en avlägsen framtid.
Det är viktigt att arbeta med riskanalyser där köparen analyserar frågan om vad som kan gå fel.
En riskanalys bör följa med i hela upphandlingen och omvärderas vid ett par tillfällen.